L’avancée du numérique a apporté des changements significatifs concernant le mode de fonctionnement des entreprises. La signature numérique compte, notamment, parmi ces nouvelles tendances. Il s’agit ici d’un procédé qui permet de signer des documents à distance. Cela permettrait d’éviter les déplacements et d’accélérer l’envoie des dossiers importants à leur destinataire. Si cette méthode semble assez complexe, ses avantages ont pourtant été démontrés et appréciés de plus en plus. Mais en réalité, de quoi il s’agit vraiment ?
Définition et principes de la signature électronique
La signature électronique se base sur un procédé de chiffrement cryptographique. Tout se passe, donc, en ligne. Grâce à une technique de scellement fiable, il est tout à fait possible d’identifier et de vérifier les personnes ou organismes qui ont apposé leurs signatures. Concernant sa valeur légale, si elle se fait dans le total respect des règles, son authenticité sera garantie. En d’autres termes, l’identité du signataire est prouvée. Il faut, également, noter que celle-ci a un caractère irrévocable. Lorsqu’un document a été signé par voie électronique, cela signifie qu’il s’agit d’une originale et non d’une falsification. Si l’application utilisée remarque une activité inhabituelle, elle alerte directement ceux qui sont concernés. Il n’existe, donc, aucun risque à craindre qu’il s’agisse d’une facture, d’un contrat ou d’un acte notarié.
Signature électronique : de quoi il s’agit concrètement ?
D’une manière concrète, le détenteur du dossier envoie une demande de signature vers un service conçu à cet effet. Cela permettra à ce dernier d’envoyer un email d’invitation qui contiendra un lien web permettant au signataire d’accéder au dit dossier. Une fois qu’il aura lu et signé le document, il procèdera de la même manière pour que les autres personnes concernées puissent, également, y avoir accès. Pour mettre en place une telle procédé, un document PDF, un outil de signature et un certificat électronique sont requis. Pour plus de détail, il est conseillé de se renseigner auprès d’un professionnel.
Ses nombreux avantages
L’un des plus grands avantages de la signature électronique reste certainement sa praticité. Grâce à elle, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour signer des papiers et ce, quelle que soit leur importance ou leurs caractéristiques. Pour une entreprise située sur plusieurs étages notamment, plus besoin d’aller d’un bureau à un autre. Pour ce faire, il suffit de faxer le dossier qui sera aussi vite ré-envoyé une fois signé. L’utilisation d’une telle pratique permet, donc, de raccourcir les délais de traitement de validation des dossiers.