Signature électronique : mais comment signe-t-on ?

Publié le : 28 juin 20214 mins de lecture

Représentant un marché de 1.7 milliard de dollars environ, la signature électronique a aujourd’hui le vent en poupe. Largement sollicitée par bon nombre d’entreprises, elle se présente comme une solution d’avenir incontournable. Son procédé reste étroitement encadré par un cadre légal qui a pour but de protéger les particuliers et les entreprises. Mais, comment fait-on pour signer électroniquement un document ?

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Tout d’abord, la signature électronique ne consiste pas à scanner votre propre signature. Il s’agit de données (des chiffres) combinées avec d’autres fichiers et reliées à celui ou celle qui signe le document. Parfois, cette combinaison de données n’est pas visible sur le support et prend la forme d’un certificat crypté.

La signature électronique se décline en trois types : simple, qualifiée et avancée. Seules les versions avancées et qualifiées sont définies par les textes. Elle remplace la signature manuscrite dans bien des usages : signature de contrats (de travail, de location ou de vente), de documents commerciaux (contrats, devis, etc.) ou encore réception de services ou produits. Elle sert également à authentifier un document s’il s’agit de la dématérialisation de factures par exemple. L’opération est 100 % en ligne.

La signature électronique : comment procéder ?

Concrètement, pour signer électroniquement un document, vous devez cliquer sur le lien d’accès réceptionné par e-mail. Vous prenez ensuite connaissance du document numérique. Le recueil de votre consentement est réalisé sous la forme d’une petite case à cocher. Puis, vous signez le document après avoir reçu un code de sécurité par SMS. Ces étapes demeurent essentielles car l’authentification est impossible sans elles. À l’issue de la procédure et une fois que les partis ont signé, vous recevrez vos documents sur un espace client ou par e-mail.

Dans l’absolu, tout format de fichier peut être signé électroniquement, PDF, Word, JPG, XML ; etc.). Néanmoins, les bonnes pratiques privilégient les fichiers sous format PDF car ce dernier propose une meilleure protection et permet de préserver le contenu. De plus, c’est l’unique standard reconnu en Europe qui inclut les éléments de signature systématiquement dans le fichier. Vous n’avez, alors, qu’à intégrer votre signature électronique via les options disponibles dans votre version.

Certains services sur Internet permettent de signer un document par voie électronique gratuitement, à l’image de « Online Signature ». Cependant, si vous exigez un haut niveau de sécurité et devez assurer la certification de vos signatures, il vaut mieux opter pour une solution sécurisée et professionnelle en utilisant des services comme DocuSign, Yousign, Universign, Signaturit, etc.

La signature électronique : quelles garanties ?

La signature électronique possède une valeur légale identique à la signature manuelle ce qui vous permet de justifier l’intégrité du document signé. En d’autres termes, elle apporte la preuve que son contenu n’a pas fait l’objet d’une modification. En outre, ce procédé révolutionnaire permet de démontrer l’identification du signataire, ou la certitude que ce dernier est bien celui ou celle qu’il prétend être.

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